Abdel

Berapa kali Anda menghadiri rapat di mana satu-satunya yang diputuskan adalah tanggal rapat berikutnya? Atau di mana satu orang mendominasi rapat? Atau pertemuan dibanjiri dengan hal-hal sepele atau informasi yang tidak terkait?

Asumsi umum bahwa memimpin rapat hanyalah masalah pembacaan agenda - yang mengasumsikan ada agenda dan bahwa tambahan benar-benar mencakup topik-topik yang paling relevan dengan masalah yang ada di tangan.

Memimpin rapat yang efektif adalah keterampilan. Salah satu yang bisa dipelajari. Di bawah ini adalah beberapa prinsip sederhana; yang jika diikuti dapat menghasilkan pertemuan efisien yang terfokus di mana setiap orang merasa bahwa pendapat mereka dihargai dan pekerjaan diselesaikan.

Aturan nomor 1 - tidak ada tempat untuk ego. Sebagai Orang Ketua Anda adalah fasilitator, yang paling efektif adalah mereka yang mendengarkan, yang menggunakan pertanyaan terbuka untuk menggoda pemikiran dan melibatkan orang lain.

Aturan 2 -. Sangat jelas tentang apa tujuan dari pertemuan itu? Apakah Anda ingin banyak ide - untuk melakukan brainstorming kemungkinan, mengidentifikasi implikasi dari hal-hal yang sudah diidentifikasi, sapuan sapuan luas atau menentukan detail.

Aturan 3 - Bersiaplah, buatlah agenda, siapkan kertas pendukung dan beredar dalam banyak waktu sehingga orang lain punya waktu untuk membaca terlebih dahulu

Aturan 4 - - Pada awal pertemuan memastikan bahwa semua pihak diperkenalkan, tetap tajam. Tetapkan dengan jelas jenis perkenalan apa yang diperlukan: nama dan peran, atau informasi latar belakang. Berikan skala waktu misalnya "Silakan perkenalkan diri Anda memberikan gambaran singkat tentang pengalaman Anda, tidak lebih dari satu menit."

Aturan 5 - Tetapkan parameter eksplisit untuk rapat dari awal: “Pada akhir pertemuan kita harus mencapai ……. Kami akan berkonsentrasi pada prinsip-prinsip hari ini jadi simpan detail spesifik untuk saat ini ”

Aturan 6 - Memiliki harapan yang tinggi. Jika pertemuan akan dimulai pada jam 10.00 pagi, mulai dari titik yang pernah ada, mereka akan mendapatkan pesan. Mulailah terlambat untuk mengakomodasi pendatang baru dan mereka akan menganggap tidak masalah untuk datang terlambat. Bersikaplah jelas tentang akhir zaman juga. Jika Anda telah meminta rekan untuk membaca materi sebelum pertemuan tersebut tidak membacakannya. Lain kali Anda meminta mereka untuk membaca sebelumnya, mereka akan menganggap itu tidak sepadan dengan usaha. Miliki harapan yang tinggi dan patuhilah.

Aturan 7 -Apa pun keputusan yang disepakati pada pertemuan HARUS BERDIRI. Jika Anda tidak yakin tentang validitas mereka yang ditetapkan sebagai pilot dengan waktu akhir yang disetujui. Jangan membuat keputusan untuk diperebutkan jika Anda tidak senang menjalankan hasilnya. Anda dapat memberikan struktur untuk keputusan yang membuatnya sangat jelas apa yang terbuka untuk negosiasi dan apa yang tidak.

Aturan 8 - Libatkan semua pihak. Ajukan pertanyaan kepada orang-orang tertentu jika mereka tidak mengambil bagian aktif dalam proses, "Apa pendapat Anda tentang ... Fred" Jika orang lain mendominasi nilai kontribusi mereka tetapi melibatkan orang lain "Terima kasih Bertha itu sangat membantu, apa sisanya Anda berpikir tentang apa yang ditawarkan Bertha? ”

Aturan 9 - Pertahankan pertemuan sesuai rencana, identifikasi bagaimana hal-hal akan dicatat, rangkum diskusi, identifikasi poin untuk tindakan, siapa yang akan melakukan apa, skala waktu untuk bertindak, bagaimana hal-hal akan dipantau dan oleh siapa dan kapan

Aturan 10 - teladankan perilaku rapat yang baik dan terima apa pun yang kurang dari rekan kerja. Mengambil bagian positif dalam kegiatan, menjadi dermawan dengan ide, mendengarkan orang lain, tidak ada agresi, penindasan. Diskusi profesional yang sehat di mana keragaman ide dan pendekatan secara konstruktif digunakan untuk menciptakan solusi terbaik dan bukan sebagai serangan pribadi adalah ideal.


Jika kolega akan memberikan yang terbaik, mereka perlu tahu bahwa semua kontribusi dihargai, bahwa mereka akan mendapatkan pujian atas ide-ide mereka dan bahwa seluruh organisasi diperkuat oleh keberhasilan kolektif daripada saling berbagi poin. Sebagai Chair Person, Anda yang akan mengatur nada dan mengatur prosesnya.